Dieses negativ belastete Sprichwort soll für uns so keine Geltung haben. Pauschalspesen sind nämlich ein steuerlicher Segen, solange man das einhält, was die Steuerverwaltung vorgibt. Hier müssen wir nun aber tief in die Materie einsteigen und uns die unterschiedlichen Möglichkeiten vor Augen führen. In diesem Blogbeitrag erfährst du, wie du mit Pauschalspesen, Spesenreglement und effektive Spesen legal Steuern sparen kannst.

Was sind Pauschalspesen eigentlich?

Bevor wir uns ums Eingemachte kümmern können, müssen wir klarstellen, was Pauschalspesen eigentlich sind. Viele wissen, dass Pauschalspesen nicht zum steuerpflichtigen Lohn gerechnet werden, aber warum ist das so? Das liegt daran, dass Spesen kein eigentliches Entgelt bzw. kein Gehalt darstellt, sondern eine Rückzahlung von effektiven Ausgaben. Am Besten zeige ich es anhand eines Beispiels auf: Wenn du einen externen Kundenauftrag hast und dort in ein Restaurant Mittagessen gehst, gibt es 3 Möglichkeiten, wie dein Unternehmen dir das entschädigen kann (keine Option ist es, dies aus privater Tasche zu zahlen, weil es geschäftsmässig begründete Aufwände sind und du sonst kein Steuervorteil hättest):

Bevor du nun aber drauflosschiesst, lies lieber weiter, denn es gibt noch einiges zu beachten!

Auf die Grösse kommt es an

Je nach Unternehmensgrösse gibt es unterschiedliche Regelungen für die Handhabung von Pauschalspesen. Unternehmen mit mehr als 10 spesenberechtigter Mitarbeiter haben die Möglichkeit ein Spesenreglement von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigen zu lassen. So ein Spesenreglement auszuarbeiten, ist für Unternehmen mit vielen Aussendienstmitarbeitern durchaus sinnvoll, sollte aber immer mit der Unterstützung eines Experten erfolgen. Hier so ein Musterspesenreglement.

Was aber nun, wenn du weniger als 10 spesenberechtigte Mitarbeiter hast? Dann kannst du einerseits die effektive Spesenvergütung gemäss der Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises Randziffer 52 anwenden oder andererseits eine individuelle Spesenvereinbarung mit der kantonalen Steuerverwaltung treffen. 

Effektive Spesenvergütung (ohne Reglement oder Vereinbarung)

In der Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises des Kantons Bern ist sehr genau geregelt, wie hoch die steuerlich anerkannten Spesenvergütungen ausfallen dürfen. Dabei ist es wichtig zu wissen, dass diese Regeln für alle Unternehmen gelten, die kein Spesenreglement oder keine Spesenvereinbarung von der Steuerverwaltung genehmigt haben. Hierfür ist die bereits erwähnte Randziffer 52 sowie die Randziffern 56 & 57 ausschlaggebend: 

Der Vorteil an den effektiven Spesen gemäss Randziffer 52 ist, dass solange man diese Voraussetzungen einhält, im Lohnausweis nur das Feld bei Ziffer 13.1.1 angekreuzt werden muss und keine Beträge zu deklarieren sind. Übersteigen aber die effektiven Spesen die Voraussetzungen, muss der Betrag deklariert werden und kann so von der Steuerverwaltung als steuerbares Einkommen betrachtet werden. In der Randziffer 52 ist auch von Pauschalen die Rede, dies sind aber Spesenpauschale und sind nicht zu verwechseln mit den Pauschalspesen. Die Spesenpauschale dient als effektive Entschädigung bspw. bei Mittagessen- oder Abendessen für externe Einsätze, anstelle der effektiven Belege. Dasselbe gilt bei der Tagespauschale für Kleinspesen. Wichtig ist hierbei, dass wenn diese Spesenpauschale zum Einsatz kommen, dürfen nicht gleichzeitig die effektiven Belege verbucht werden, womit die Vorsteuer nicht geltend gemacht werden kann. 

Wenn ein Mitarbeiter sein privates Fahrzeug benutzt, darfst du bis zu Fr. 0.70 pro km entschädigen. Auch als Unternehmensinhaber bist du dazu berechtigt, aber es macht viel mehr Sinn, das Auto im Geschäftsvermögen zu halten und alle Kosten im Zusammenhang mit dem Fahrzeug über die Firmenbuchhaltung abzuwickeln.  

Nicht zu deklarierende Leistungen

Grundsätzlich sind alle Leistungen des Arbeitgebers steuerbar und im Lohnausweis anzugeben. Aus Gründen der Praktikabilität müssen aber insbesondere folgende Leistungen nicht deklariert werden (siehe auch Randziffer 72):

• Gratis abgegebene Halbtaxabonnemente der SBB 
• REKA-Check-Vergünstigungen bis CHF 600 jährlich 
• Übliche Weihnachts-, Geburtstags- und ähnliche Naturalgeschenke bis CHF 500 pro Ereignis
• Private Nutzung von Arbeitswerkzeugen (Handy, Computer usw.) im üblichen Rahmen
• Beiträge an Vereins- und Clubmitgliedschaften (nicht aber Abonnemente für Fitnessclubs) bis CHF 1 000 im Einzelfall 
• Beiträge an Fachverbände unbeschränkt
• Rabatte auf Waren, die zum Verzehr und Eigenbedarf bestimmt und branchenüblich sind  
• Zutrittskarten für kulturelle, sportliche und andere gesellschaftliche Anlässe bis CHF 500 pro Ereignis

• Die Bezahlung der Reisekosten für den Ehegatten oder den Partner bzw. die Partnerin, die den Arbeitnehmer aus geschäftlichen Gründen auf Geschäftsreisen begleiten
• Beiträge an Kinderkrippen, die für Kinder des Arbeitnehmers verbilligte Plätze anbieten 
• Gratis-Parkplatz am Arbeitsort; 
• Kosten für ärztliche Vorsorgeuntersuchungen, die auf Verlangen des Arbeitgebers oder der Pensionskasse erfolgen 
• Gutschriften von Flugmeilen. Sie sollen für geschäftliche Zwecke verwendet werden. 

Spesenvereinbarung

Für Unternehmen mit weniger als 10 spesenberechtigter Mitarbeiter kann kein Spesenreglement genehmigt werden. Deshalb sieht die Steuerverwaltung des Kantons Bern eine Spesenvereinbarung für solche Unternehmen vor. Hierfür muss man diverse Unterlagen erarbeiten, welche folgende Informationen über jeden einzelnen spesenberechtigten Mitarbeiter beinhaltet:

• Genaue Beschreibung ihrer Tätigkeit
• Umschreibung ihrer Repräsentations- und Akquisitionsaufgaben
• Beschreibung, wo und welche Kleinspesen erzeugen
• Anzahl Tage pro Monat, an denen sie für das Unternehmen extern unterwegs sind und Repräsentations- und Akquisitionsaufgaben wahrnehmen
• Anzahl Spesenereignisse (für Kleinauslagen bis CHF 50), die für Repräsentation und Akquisition pro Tag durchschnittlich anfallen
• Anzahl Kilometer pro Monat, die sie durchschnittlich für das Unternehmen im Ortsrayon (Radius 30 km) fahren.

Damit das alles ein wenig einheitlich gestaltet ist, stellt die Steuerverwaltung Vorlagen dafür bereit:

• Vorlage Word-Spesenvereinbarung
• Vorlage Liste Pauschalspesenempfänger - Antrag Pauschalspesen 

Deklarationen im Lohnausweis

Der Lohnausweis ist ein heikles Dokument und darf keine Fehler aufweisen, weil es hier sehr schnell unter Dokumentenfälschung fallen kann. Grundsätzlich gilt es alles im Lohnausweis zu deklarieren, aber das ist einfacher gesagt als getan. Wir wollen ja auch nicht mehr deklarieren als nötig, um keine schlafenden Hunde zu wecken. Im Kopfteil des Lohnausweises (siehe nachfolgendes Bild) hast du im Zusammenhang mit Spesen 2 Kreuze zu machen:

Das Kreuz bei F muss dann gemacht werden, wenn du oder dein Mitarbeiter die Fahrkosten zwischen Wohn- und Arbeitsort vom Unternehmen bezahlt bekommen. Das kann in Form eines ÖV-Abos wie Generalabonnements (GA) oder Streckenabos sein oder die Zurverfügungstellung eines Autos, dass auch privat genutzt werden kann oder die Abgeltung von Kilometer für die Benützung des privaten Fahrzeuges für den Arbeitsweg.

Wenn das ÖV-Abo nicht für geschäftliche Zwecke ist, weil dein Mitarbeiter bspw. nur im Innendienst arbeitet, sondern als Fringe Benefit angeboten wird, so ist dies unter den Gehaltsnebenleistungen als steuerpflichtiger Lohn zu deklarieren. Die meisten zur Verfügung gestellten Fahrzeuge können auch privat genutzt werden und müssen deshalb ebenfalls unter den Gehaltsnebenleistungen als Privatanteil deklariert werden. Zudem sind diese Privatanteile für dein Unternehmen Mehrwertsteuerpflichtiger Umsatz und muss somit auch bei der MWST abgerechnet werden. Wenn du nachweisen kannst, dass deine Firmenflotte rein nur für geschäftliche Nutzung verwendet wird, dann sind das Kreuz bei F und der Privatanteil hinfällig.

Unter G musst du ein Kreuz machen, wenn du teilweise oder vollständig für die Verpflegung deiner Mitarbeiter aufkommst. Sei es mit einer vergünstigten Kantine oder mit der Vergütung von effektiven oder auch von Pauschalspesen für Mitarbeiter im Aussendienst. Bei der Spesenvergütung musst du das Kreuz aber nicht machen, wenn für weniger als die Hälfte der Arbeitstage die Hauptmahlzeit finanziert wird. Diese Kreuze haben somit auch eine Auswirkung auf deine Steuererklärung, weil du dadurch nicht die vollen Berufskosten geltend machen kannst. 

Ein weiteres Kreuz, dass man nicht vergessen sollte ist unter Punkt 13.1.1 im Lohnausweis:

Damit bestätigst du der Steuerverwaltung, dass du bzw. deine Mitarbeiter effektive Spesen im Rahmen der Randziffer 52 erhält. Solange du dich an diese Regelung hältst, genügt dieses Kreuz, solltest du aber mehr vergüten, ohne ein genehmigtes Spesenreglement oder Spesenvereinbarung zu haben, dann musst du die gesamten Spesen hier deklarieren.

Fazit zu Pauschalspesen

Grundsätzlich muss jeder für sich entscheiden, welcher Weg der richtige ist. Meine Empfehlung ist das, was ich selbst auch machen würde. Bei einem Unternehmen mit mehr als 10 spesenberechtigten Mitarbeiten würde ich ganz klar ein Spesenreglement ausarbeiten und genehmigen lassen. Das ist aber etwas, was auf jeden Fall fachkundige Beratung benötigt.

Bei Unternehmen mit weniger als 10 spesenberechtigten Mitarbeitern stellt sich schon die Frage, welchen Weg man einschlagen sollte. Ich persönlich halte mich an die Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises und befolge die oben aufgeführten Vorgaben. Einerseits weil in meinem Unternehmen nicht mehr als die effektive Spesen anfallen und andererseits weil ich mir den Aufwand mit der Steuerverwaltung spare. Wenn dein Unternehmen aber wesentlich mehr Spesen zu tragen hat, als die effektive Spesen nach der Randziffer 52, dann macht es auf jeden Fall sinn, eine Spesenvereinbarung auszuarbeiten, dies sollte jedoch ebenfalls nur mit dem entsprechenden Fachkenntnissen geschehen. Mein Fazit also: Egal welchen Weg du wählst, gehe ihn mit jemandem an deiner Seite, der die nötige Fachexpertise mitbringt. Viel Erfolg!