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Blogbeitrag vom 2. Dezember 2023, 20:20 Uhr
Autor: Murat Sejfedinov
mit Pauschalspesen legal Steuern sparen

"Ausser Pauschalspesen nix gewesen"

Dieses negativ belastete Sprichwort soll fĂŒr uns so keine Geltung haben. Pauschalspesen sind nĂ€mlich ein steuerlicher Segen, solange man das einhĂ€lt, was die Steuerverwaltung vorgibt. Hier mĂŒssen wir nun aber tief in die Materie einsteigen und uns die unterschiedlichen Möglichkeiten vor Augen fĂŒhren. In diesem Blogbeitrag erfĂ€hrst du, wie du mit Pauschalspesen, Spesenreglement und effektive Spesen legal Steuern sparen kannst.

Was sind Pauschalspesen eigentlich?

Bevor wir uns ums Eingemachte kĂŒmmern können, mĂŒssen wir klarstellen, was Pauschalspesen eigentlich sind. Viele wissen, dass Pauschalspesen nicht zum steuerpflichtigen Lohn gerechnet werden, aber warum ist das so? Das liegt daran, dass Spesen kein eigentliches Entgelt bzw. kein Gehalt darstellt, sondern eine RĂŒckzahlung von effektiven Ausgaben. Am Besten zeige ich es anhand eines Beispiels auf: Wenn du einen externen Kundenauftrag hast und dort in ein Restaurant Mittagessen gehst, gibt es 3 Möglichkeiten, wie dein Unternehmen dir das entschĂ€digen kann (keine Option ist es, dies aus privater Tasche zu zahlen, weil es geschĂ€ftsmĂ€ssig begrĂŒndete AufwĂ€nde sind und du sonst kein Steuervorteil hĂ€ttest):

1. Möglichkeit:

Du bezahlst das Essen aus eigener Tasche und forderst den effektiven Betrag mit Beleg zurĂŒck.

Dein Unternehmen bezahlt dir den effektiven Betrag und kann die Vorsteuer gemÀss Beleg geltend machen.

2. Möglichkeit:

Du bezahlst das Essen mit einer Firmenkreditkarte oder auf Rechnung deines Unternehmens.

Die Buchhaltung benötigt hierfĂŒr den Beleg und kann die Vorsteuer entsprechend geltend machen.

3. Möglichkeit:

Dein Unternehmen spart sich den administrativen Aufwand und vergĂŒtet dir mit dem Lohn pro externem Mittagessen eine Spesenpauschale von Fr. 30, kann so aber keine Vorsteuern mehr geltend machen.

Bevor du nun aber drauflosschiesst, lies lieber weiter, denn es gibt noch einiges zu beachten!

Auf die Grösse kommt es an

Je nach Unternehmensgrösse gibt es unterschiedliche Regelungen fĂŒr die Handhabung von Pauschalspesen. Unternehmen mit mehr als 10 spesenberechtigter Mitarbeiter haben die Möglichkeit ein Spesenreglement von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigen zu lassen. So ein Spesenreglement auszuarbeiten, ist fĂŒr Unternehmen mit vielen Aussendienstmitarbeitern durchaus sinnvoll, sollte aber immer mit der UnterstĂŒtzung eines Experten erfolgen. Hier so ein Musterspesenreglement.

Was aber nun, wenn du weniger als 10 spesenberechtigte Mitarbeiter hast? Dann kannst du einerseits die effektive SpesenvergĂŒtung gemĂ€ss der Wegleitung zum AusfĂŒllen des Lohnausweises Randziffer 52 anwenden oder andererseits eine individuelle Spesenvereinbarung mit der kantonalen Steuerverwaltung treffen. 

Effektive SpesenvergĂŒtung (ohne Reglement oder Vereinbarung)

In der Wegleitung zum AusfĂŒllen des Lohnausweises des Kantons Bern ist sehr genau geregelt, wie hoch die steuerlich anerkannten SpesenvergĂŒtungen ausfallen dĂŒrfen. Dabei ist es wichtig zu wissen, dass diese Regeln fĂŒr alle Unternehmen gelten, die kein Spesenreglement oder keine Spesenvereinbarung von der Steuerverwaltung genehmigt haben. HierfĂŒr ist die bereits erwĂ€hnte Randziffer 52 sowie die Randziffern 56 & 57 ausschlaggebend: 

Spesen Randziffer 52
Spesen Randziffer 56+57

Der Vorteil an den effektiven Spesen gemĂ€ss Randziffer 52 ist, dass solange man diese Voraussetzungen einhĂ€lt, im Lohnausweis nur das Feld bei Ziffer 13.1.1 angekreuzt werden muss und keine BetrĂ€ge zu deklarieren sind. Übersteigen aber die effektiven Spesen die Voraussetzungen, muss der Betrag deklariert werden und kann so von der Steuerverwaltung als steuerbares Einkommen betrachtet werden. In der Randziffer 52 ist auch von Pauschalen die Rede, dies sind aber Spesenpauschale und sind nicht zu verwechseln mit den Pauschalspesen. Die Spesenpauschale dient als effektive EntschĂ€digung bspw. bei Mittagessen- oder Abendessen fĂŒr externe EinsĂ€tze, anstelle der effektiven Belege. Dasselbe gilt bei der Tagespauschale fĂŒr Kleinspesen. Wichtig ist hierbei, dass wenn diese Spesenpauschale zum Einsatz kommen, dĂŒrfen nicht gleichzeitig die effektiven Belege verbucht werden, womit die Vorsteuer nicht geltend gemacht werden kann. 

Wenn ein Mitarbeiter sein privates Fahrzeug benutzt, darfst du bis zu Fr. 0.70 pro km entschĂ€digen. Auch als Unternehmensinhaber bist du dazu berechtigt, aber es macht viel mehr Sinn, das Auto im GeschĂ€ftsvermögen zu halten und alle Kosten im Zusammenhang mit dem Fahrzeug ĂŒber die Firmenbuchhaltung abzuwickeln.  

Nicht zu deklarierende Leistungen

GrundsĂ€tzlich sind alle Leistungen des Arbeitgebers steuerbar und im Lohnausweis anzugeben. Aus GrĂŒnden der PraktikabilitĂ€t mĂŒssen aber insbesondere folgende Leistungen nicht deklariert werden (siehe auch Randziffer 72):

  • Gratis abgegebene Halbtaxabonnemente der SBB 
  • REKA-Check-VergĂŒnstigungen bis CHF 600 jĂ€hrlich 
  • Übliche Weihnachts-, Geburtstags- und Ă€hnliche Naturalgeschenke bis CHF 500 pro Ereignis
  • Private Nutzung von Arbeitswerkzeugen (Handy, Computer usw.) im ĂŒblichen Rahmen
  • BeitrĂ€ge an Vereins- und Clubmitgliedschaften (nicht aber Abonnemente fĂŒr Fitnessclubs) bis CHF 1 000 im Einzelfall 
  • BeitrĂ€ge an FachverbĂ€nde unbeschrĂ€nkt
  • Rabatte auf Waren, die zum Verzehr und Eigenbedarf bestimmt und branchenĂŒblich sind  
  • Zutrittskarten fĂŒr kulturelle, sportliche und andere gesellschaftliche AnlĂ€sse bis CHF 500 pro Ereignis

  • Die Bezahlung der Reisekosten fĂŒr den Ehegatten oder den Partner bzw. die Partnerin, die den Arbeitnehmer aus geschĂ€ftlichen GrĂŒnden auf GeschĂ€ftsreisen begleiten
  • BeitrĂ€ge an Kinderkrippen, die fĂŒr Kinder des Arbeitnehmers verbilligte PlĂ€tze anbieten 
  • Gratis-Parkplatz am Arbeitsort; 
  • Kosten fĂŒr Ă€rztliche Vorsorgeuntersuchungen, die auf Verlangen des Arbeitgebers oder der Pensionskasse erfolgen 
  • Gutschriften von Flugmeilen. Sie sollen fĂŒr geschĂ€ftliche Zwecke verwendet werden. 

Spesenvereinbarung

FĂŒr Unternehmen mit weniger als 10 spesenberechtigter Mitarbeiter kann kein Spesenreglement genehmigt werden. Deshalb sieht die Steuerverwaltung des Kantons Bern eine Spesenvereinbarung fĂŒr solche Unternehmen vor. HierfĂŒr muss man diverse Unterlagen erarbeiten, welche folgende Informationen ĂŒber jeden einzelnen spesenberechtigten Mitarbeiter beinhaltet:

  • Genaue Beschreibung ihrer TĂ€tigkeit
  • Umschreibung ihrer ReprĂ€sentations- und Akquisitionsaufgaben
  • Beschreibung, wo und welche Kleinspesen erzeugen
  • Anzahl Tage pro Monat, an denen sie fĂŒr das Unternehmen extern unterwegs sind und ReprĂ€sentations- und Akquisitionsaufgaben wahrnehmen
  • Anzahl Spesenereignisse (fĂŒr Kleinauslagen bis CHF 50), die fĂŒr ReprĂ€sentation und Akquisition pro Tag durchschnittlich anfallen
  • Anzahl Kilometer pro Monat, die sie durchschnittlich fĂŒr das Unternehmen im Ortsrayon (Radius 30 km) fahren.

Damit das alles ein wenig einheitlich gestaltet ist, stellt die Steuerverwaltung Vorlagen dafĂŒr bereit:

Deklarationen im Lohnausweis

Der Lohnausweis ist ein heikles Dokument und darf keine Fehler aufweisen, weil es hier sehr schnell unter DokumentenfÀlschung fallen kann. GrundsÀtzlich gilt es alles im Lohnausweis zu deklarieren, aber das ist einfacher gesagt als getan. Wir wollen ja auch nicht mehr deklarieren als nötig, um keine schlafenden Hunde zu wecken. Im Kopfteil des Lohnausweises (siehe nachfolgendes Bild) hast du im Zusammenhang mit Spesen 2 Kreuze zu machen:

Lohnausweiskopf Spesenrelevant

Das Kreuz bei F muss dann gemacht werden, wenn du oder dein Mitarbeiter die Fahrkosten zwischen Wohn- und Arbeitsort vom Unternehmen bezahlt bekommen. Das kann in Form eines ÖV-Abos wie Generalabonnements (GA) oder Streckenabos sein oder die ZurverfĂŒgungstellung eines Autos, dass auch privat genutzt werden kann oder die Abgeltung von Kilometer fĂŒr die BenĂŒtzung des privaten Fahrzeuges fĂŒr den Arbeitsweg.

 

Wenn das ÖV-Abo nicht fĂŒr geschĂ€ftliche Zwecke ist, weil dein Mitarbeiter bspw. nur im Innendienst arbeitet, sondern als Fringe Benefit angeboten wird, so ist dies unter den Gehaltsnebenleistungen als steuerpflichtiger Lohn zu deklarieren. Die meisten zur VerfĂŒgung gestellten Fahrzeuge können auch privat genutzt werden und mĂŒssen deshalb ebenfalls unter den Gehaltsnebenleistungen als Privatanteil deklariert werden. Zudem sind diese Privatanteile fĂŒr dein Unternehmen Mehrwertsteuerpflichtiger Umsatz und muss somit auch bei der MWST abgerechnet werden. Wenn du nachweisen kannst, dass deine Firmenflotte rein nur fĂŒr geschĂ€ftliche Nutzung verwendet wird, dann sind das Kreuz bei F und der Privatanteil hinfĂ€llig.


Unter G musst du ein Kreuz machen, wenn du teilweise oder vollstĂ€ndig fĂŒr die Verpflegung deiner Mitarbeiter aufkommst. Sei es mit einer vergĂŒnstigten Kantine oder mit der VergĂŒtung von effektiven oder auch von Pauschalspesen fĂŒr Mitarbeiter im Aussendienst. Bei der SpesenvergĂŒtung musst du das Kreuz aber nicht machen, wenn fĂŒr weniger als die HĂ€lfte der Arbeitstage die Hauptmahlzeit finanziert wird. Diese Kreuze haben somit auch eine Auswirkung auf deine SteuererklĂ€rung, weil du dadurch nicht die vollen Berufskosten geltend machen kannst. 


Ein weiteres Kreuz, dass man nicht vergessen sollte ist unter Punkt 13.1.1 im Lohnausweis:

Lohnausweis unten spesenrelevant

Damit bestĂ€tigst du der Steuerverwaltung, dass du bzw. deine Mitarbeiter effektive Spesen im Rahmen der Randziffer 52 erhĂ€lt. Solange du dich an diese Regelung hĂ€ltst, genĂŒgt dieses Kreuz, solltest du aber mehr vergĂŒten, ohne ein genehmigtes Spesenreglement oder Spesenvereinbarung zu haben, dann musst du die gesamten Spesen hier deklarieren.

Fazit zu Pauschalspesen

GrundsĂ€tzlich muss jeder fĂŒr sich entscheiden, welcher Weg der richtige ist. Meine Empfehlung ist das, was ich selbst auch machen wĂŒrde. Bei einem Unternehmen mit mehr als 10 spesenberechtigten Mitarbeiten wĂŒrde ich ganz klar ein Spesenreglement ausarbeiten und genehmigen lassen. Das ist aber etwas, was auf jeden Fall fachkundige Beratung benötigt.

Bei Unternehmen mit weniger als 10 spesenberechtigten Mitarbeitern stellt sich schon die Frage, welchen Weg man einschlagen sollte. Ich persönlich halte mich an die Wegleitung zum AusfĂŒllen des Lohnausweises und befolge die oben aufgefĂŒhrten Vorgaben. Einerseits weil in meinem Unternehmen nicht mehr als die effektive Spesen anfallen und andererseits weil ich mir den Aufwand mit der Steuerverwaltung spare. Wenn dein Unternehmen aber wesentlich mehr Spesen zu tragen hat, als die effektive Spesen nach der Randziffer 52, dann macht es auf jeden Fall sinn, eine Spesenvereinbarung auszuarbeiten, dies sollte jedoch ebenfalls nur mit dem entsprechenden Fachkenntnissen geschehen. Mein Fazit also: Egal welchen Weg du wĂ€hlst, gehe ihn mit jemandem an deiner Seite, der die nötige Fachexpertise mitbringt. Viel Erfolg!

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